La transformación digital para una auditoría más efectiva

01 julio 2022

Por Ingrid Kresse, gerente de Auditoría Interna en Inacap y miembro de la mesa de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento de REDMAD.

Cuando hablamos de procesos de gobierno, riesgo, cumplimiento (GRC) y auditoría interna, podemos pensar que no tienen mucha conexión con los negocios y que, en general, representan actividades burocráticas. Pero su correcta implementación debería estar lejos de estos errados conceptos. Estas funciones, denominadas de “aseguramiento”, se han diseñado para apoyar al directorio y a la alta dirección en “asegurar”, razonablemente, que los objetivos del negocio se cumplan, a pesar de las dificultades y de los imponderables (que en la actualidad son muchos).

Por un lado, sabemos que los dueños, los directorios y las gerencias tienen que dirigir el quehacer de la empresa, tomando decisiones importantes, mientras que, por otro lado, deben estar atentos para evitar que se materialicen distintos tipos de riesgos: financieros (como quiebras y pérdidas), reputacionales (como fraudes o faltas a la ética y sanciones por incumplimientos legales), y de continuidad operacional (como caídas de sistemas de ventas o huelgas), por mencionar algunos.

En ese sentido, el rol de las áreas de auditoría interna consiste en asesorar a los organismos de gobierno y a toda la empresa para que los riesgos se estén administrando adecuadamente (ni sub ni sobre controlar). Todo ello para que la compañía logre sus objetivos, proteja su reputación y sustentabilidad y mejore sus operaciones, es decir, una auditoría interna más efectiva es la que agrega valor a la empresa.

Las buenas prácticas asociadas a estos procesos, incluyen herramientas de gestión de riesgos, controles, y actividades de supervisión y monitoreo, entre otras. Si estas herramientas se administran exclusivamente en forma manual, será una tarea dificultosa y se sentirá burocrática, pues tomará mucho esfuerzo mitigar unos pocos riesgos. Más aún, si consideramos que, en general, estas funciones son realizadas por departamentos con acotados recursos.

Aquí es cuando conceptos como la transformación digital se convierten en habilitadores de efectividad y eficiencia. Entendiendo la transformación digital como un cambio en la manera de hacer las cosas para aportar valor, a través de la tecnología y que conlleva un cambio organizacional (personas, procesos y cultura) que va más allá de una automatización de procesos. En el extremo, este ejercicio puede mostrar que, además de automatizar actividades, puede ser necesario revisar el modelo de operación e incluso cuestionar si el propósito de la función es el que la empresa requiere.

De mi experiencia laboral, he observado que hay lineamientos clave de esta metodología que entregan importantes beneficios cuando, con menos trabajo manual, se aporta mayor valor.

El punto inicial es confirmar, o definir, cuál es la misión de auditoría interna y cuál es la visión que se quiere alcanzar. En mi caso personal, al hacer el ejercicio nos percatamos con mi equipo que había elementos básicos de nuestra función que debíamos mantener o reforzar. Pero también quisimos soñar que en unos años nos podíamos convertir en referentes en nuestro sector si usábamos la innovación y la tecnología. Una vez que realizamos estas definiciones estratégicas, identificamos los proyectos transformacionales que nos permitirían lograr esta visión y así incluimos la tecnología no solo como un elemento habilitador, sino también diferenciador.

La visión de los proyectos de largo plazo mostró que era necesario digitalizar y sistematizar los datos, como un paso inicial para alcanzar el potencial que la tecnología ofrece para analizar los datos. Finalmente, entendimos que, para realmente agregar valor a los clientes internos, tendríamos que ser capaces de presentar los resultados de estos análisis en forma simple y útil, considerando que la gestión de riesgos es solo una de las varias gestiones que deben hacer los directivos de una empresa.

Quiero destacar que, si no se define la misión, la visión y la ruta de transformación, el impacto de la función de auditoría dentro de la empresa no será tan potente y su capacidad de mejora continua será más acotada. Pero si, en cambio, se cuenta con un objetivo claro, alineado con los objetivos de la empresa, se puede transformar el modelo de negocios o de algunos procesos, de manera que cambien disruptivamente la forma de hacer las cosas y logren potenciar los beneficios que ofrece la tecnología.

Auditoría Continua

Dentro de los componentes tecnológicos que aportan a la función de auditoría interna, debo destacar la denominada Auditoría Continua. Es un modelo que lleva algunos años, pero que tiene espacio para avanzar en Chile, al menos desde el concepto de transformación digital. En lo más básico, consiste en automatizar pruebas y alertas de incumplimiento o fraude a partir de rutinas automáticas que analizan una gran cantidad de datos, aportando en la eficiencia del trabajo de los auditores.

Pero es posible que este modelo solo se centre en aspectos de fácil automatización, que no necesariamente conectan con el core del negocio o cuyos resultados son difíciles de analizar. Si este componente tecnológico se conecta con los objetivos relevantes de la empresa, y se comunica de manera oportuna y asertiva, puede generar un círculo virtuoso: mejora la eficiencia de la auditoría, y también de las áreas operativas, y así agrega valor en los procesos del negocio.

Lo más valioso, bajo un concepto de transformación digital, es conectar la tecnología con lo que el cliente requiere, aunque para ello no solo debes preguntarle qué necesita sino, además, tendrás que “intuir” otros beneficios de los cuales ni siquiera es consciente. Esa es la visión completa.

Otro aspecto clave en cualquier proceso de transformación digital es desarrollar nuevas capacidades en los líderes y en los equipos: gestión de cambio para apoyar en la adaptación, para hacer las cosas de forma distinta, capacitarse o incorporar conocimiento en informática, estructura de datos y en las oportunidades que ofrece la tecnología, estar al tanto de qué están haciendo los mejores, innovar, trabajar con una estrategia (tener una misión, visión y armar una ruta), entre otros desafíos. Un buen programa de transformación requiere de una serie de esfuerzos pequeños, con mucho de prueba y ajuste, para poder ver los logros en años… esto o una gran inversión para hacerlo más rápido.

La transformación digital es aplicable a todos los rubros e industrias y se puede aplicar a nivel empresarial o para procesos o líneas de negocio; mi invitación es a que las funciones de aseguramiento -como auditoría interna- no nos quedemos fuera. Atrévanse, pero de forma preparada.